De digitale collega
Wat als er op kantoor een extra collega meewerkt?
Eentje die jullie klanten, prijzen en afspraken kent. Die het werk voorbereidt dat nu tussen het echte werk door moet: aanvragen uitzoeken, offertes klaarzetten, klanten op de hoogte houden. Jullie kijken het na en beslissen.
Zo blijft er meer tijd over voor het contact met je klanten, en voor het werk waar jullie sterk in zijn.
AI Proces-scan · €795 excl. btw · 2 uur bij jou op locatie
- Werkt samen met jullie mensen
- Gebruikt jullie eigen bedrijfskennis
- Jullie bepalen wat hij mag
Wat het is
Een collega die jullie bedrijf kent
Een digitale collega is software met AI, ingericht op jullie bedrijf. Hij leest wat er binnenkomt, zoekt erbij wat nodig is en zet het volgende stuk werk klaar. Een antwoord, een offerteopzet, een verslag of een seintje dat iets blijft liggen.
Het verschil met zelf iets vragen aan ChatGPT: die kent jullie bedrijf niet. Hij weet niet welke ketel er bij mevrouw Bakker hangt of wat jullie rekenen voor een dag schilderwerk. Jullie bedrijf weet dat allemaal al, alleen zit het verspreid over mailboxen, mappen en de hoofden van mensen. De digitale collega werkt met die kennis, en alleen met wat jullie hem geven.
Waar hij mee werkt
- Jullie eigen werkwijze en afspraken
- Informatie uit offertes, documenten en handleidingen
- Klantgegevens en eerder werk, waar jullie dat willen
- Antwoorden in jullie eigen toon
Jullie bepalen welke informatie hij mag gebruiken en wat hij mag doen. Wat hij klaarzet, kijken jullie na.
Wat hij kan
Het werk dat tussen het echte werk door moet
Een paar voorbeelden van kantoorwerk dat hij kan voorbereiden. Welke bij jullie het meeste oplevert, verschilt per bedrijf.
Aanvragen compleet maken
Ontbreken maten, foto's of een adres, dan staat er al een berichtje klaar dat erom vraagt. Jullie rekenen pas als alles er is.
Offertes voorbereiden
Uit een aanvraag, bestek of opname haalt hij wat de calculator nodig heeft, in jullie eigen offerteopzet. Jullie rekenen, controleren en versturen.
Werkbonnen en verslagen
De monteur spreekt na de klus een memo in. Daar wordt een net verslag van gemaakt, klaar voor de factuur.
Offertes opvolgen
Staat een offerte twee weken uit zonder antwoord, dan krijg je een seintje en staat er een opvolgmail klaar.
Klanten op de hoogte houden
Een bevestiging van de afspraak, de dag ervoor een herinnering en wat er klaar moet staan. Minder telefoontjes over hoe laat de monteur komt.
Antwoord uit de eigen bedrijfskennis
Een collega vraagt: "Welke onderhoudsbeurten staan er deze maand nog open?" en heeft meteen het overzicht.
Zo ziet dat eruit
Eén storingsmelding, voordat iemand ernaar kijkt
Eerst hoe hij binnenkomt, dan wat de collega al heeft klaargezet voordat iemand van jullie hem opent.
Komt binnen
Van: Mevrouw Bakker
Ketel doet het weer niet
Hallo, de ketel geeft weer een storing en we hebben geen warm water. Kan er vandaag nog iemand komen?
Nu
Iemand leest de mail, zoekt op welke ketel er hangt, belt terug om de foutcode te vragen en zet het daarna pas in de planning.
Staat al klaar
Storing, spoed
Erbij gezocht
- Bekende klant, ketel geplaatst in 2019
- Vorige storing in februari, onderdeel vervangen
Nog nodig
- Foutcode op het display
- Wanneer er iemand thuis is
Concept-antwoord
Vervelend dat de ketel het niet doet. Zodat onze monteur meteen de goede onderdelen meeneemt: welke code staat er op het display? En wanneer is er vandaag iemand thuis?
Jullie lezen het na, passen aan wat nodig is en drukken zelf op verzenden.
Wat het oplost
Minder uitzoeken, overtypen en nabellen
Het meeste kantoorwerk in een installatie- of bouwbedrijf is niet moeilijk. Wel komt het steeds terug, en het blijft liggen zodra het druk is.
Zo gaat het nu
Met een digitale collega
Nu
Een aanvraag mist maten en foto's. Iemand mailt terug, wacht en vergeet het daarna.
Met een digitale collega
Het berichtje dat erom vraagt, staat klaar zodra de aanvraag binnen is.
Nu
De werkbonnen worden 's avonds na vijven nog uitgetypt.
Met een digitale collega
De monteur spreekt een memo in. Het verslag staat de volgende ochtend klaar.
Nu
Een offerte gaat de deur uit en daarna is het stil. Niemand belt na.
Met een digitale collega
Na twee weken krijg je een seintje, met een opvolgmail die klaarstaat.
Nu
Wie wil weten hoe het zit bij een klant, moet het aan die ene collega vragen.
Met een digitale collega
Iedereen zoekt het op in de eigen bedrijfskennis, ook als die collega op vakantie is.
Nu
De klant die het vaakst belt, krijgt als eerste antwoord.
Met een digitale collega
De aanvraag die het meest oplevert of haast heeft, staat bovenaan.
Wat het oplevert
Meer tijd voor klanten en voor het werk waar jullie sterk in zijn
Tijd terug
Minder uitzoeken, overtypen en nabellen. Die uren gaan naar klanten, nieuwe opdrachten of gewoon op tijd naar huis.
Sneller antwoord
Een aanvraag ligt niet meer dagen te wachten omdat iedereen op de klus staat. Het voorwerk gebeurt ook 's avonds.
Vaker in één keer goed
Hij stelt altijd jullie vaste vragen, gebruikt jullie eigen prijzen en vergeet geen meerwerk. Minder heen en weer met de klant.
Ruimte voor je mensen
Je binnendienst wordt niet overbodig. Ze houden meer tijd over voor het werk waar je mensen voor nodig hebt: klanten helpen en beslissen.
- Minder uitzoekwerk per week
- 4 uur
- Wat een uur kantoorwerk kost
- € 50
- Werkweken per jaar
- 46
€ 9.200
per jaar aan tijd die ergens anders heen kan
Een rekenvoorbeeld, geen belofte. Hoeveel het bij jullie is, zoeken we in de Proces-scan uit, met jullie eigen werk.
Jullie houden de regie
AI doet het voorwerk. Mensen maken het verschil.
Niets gaat naar een klant zonder dat jullie het gezien hebben. Hij zet het klaar, iemand van jullie leest het na en verstuurt het. Gaat dat een tijd goed, dan kun je kiezen om eenvoudige dingen vanzelf te laten gaan.
Jullie bepalen wat hij weet. Hij werkt alleen met de informatie die jullie hem geven. We spreken samen af wat hij mag gebruiken en wie wat ziet.
Wie voorgaat, beslissen jullie. Hij kan zien dat een aanvraag groot is of al lang wacht. Wat jullie aan de telefoon over een klant hoorden, weet hij niet.
Wat je al hebt, blijft. Meestal sluit hij aan op de programma's die jullie al gebruiken. Soms is een bestaand pakket beter inrichten al genoeg, en dan zeg ik dat.
Klein beginnen
Eén collega. Steeds meer werk uit handen.
Je begint bij één klus die steeds terugkomt. Gaat dat goed, dan zet je dezelfde bedrijfskennis op andere plekken in.
01 · Begin hier
Hulp bij de mail
Hij leest wat er binnenkomt, zoekt erbij wat nodig is en zet een antwoord klaar.
02 · Daarna
Bedrijfskennis bij de hand
Iedereen in het team vraagt hem wat er in de dossiers staat, in gewone zinnen.
03 · Op de website
Antwoord op de website
Bezoekers krijgen antwoord met jullie eigen informatie, ook 's avonds. Een aanvraag komt compleet binnen.
04 · Aan de telefoon
De eerste vragen aan de telefoon
Een assistent neemt op, stelt de vragen die jullie altijd stellen en zet het klaar voor de juiste collega. De beller weet dat hij met een assistent praat en wordt doorverbonden als dat nodig is.
Bij mezelf
Mijn eigen bedrijf draait al met digitale collega's
Ik bouw dit niet alleen voor anderen. Mijn eigen CRM zet opvolgmails klaar, en wie vijf werkdagen niet reageert, komt vanzelf op het lijstje Actie nodig. Mijn posts voor Instagram en LinkedIn worden voorbereid door een vast team: de een zoekt het onderwerp uit, de ander controleert de feiten, een derde schrijft en de laatste leest na. Ik keur goed of stuur terug.
Verder bouw ik onder meer bedrijfsbreinen die de juiste antwoorden geven, slimme e-mailprogramma's en systemen die offertes maken uit een bestek.
Wat je krijgt
Eerst kijken waar een collega het meeste oplevert
Een digitale collega bouw je niet in één keer voor het hele bedrijf. In de Proces-scan kijk ik met jullie naar één kernproces: waar het vastloopt, wat een collega daar kan voorbereiden en wat dat oplevert.
Soms is het advies om iets zonder AI op te lossen, of met een programma dat jullie al hebben. Ook dat staat dan op de kansenkaart.
- Voorbereiding op basis van een korte intake
- Twee uur samen op locatie, met jou en een medewerker die het werk doet
- Kansenkaart met onderbouwing per kans
- Advies over de drie belangrijkste kansen, met een eerste haalbare stap
- Persoonlijk dashboard met bevindingen, stappen en een besluitenlijst
- Eén belmoment van 30 minuten binnen twee weken na de oplevering
Niet inbegrepen: uitvoering, bouwen of inrichten (apart geoffreerd); software, licenties en abonnementen; een bedrijfsbrede audit van alle processen.
AI Proces-scan
€795 excl. btw
- Op locatie
- 2 uur bij jou op de zaak. Reizen tot 50 km is inbegrepen, verder weg gaat in overleg.
- Oplevering
- Kansenkaart en dashboard binnen 5 werkdagen na het bezoek, als de voorbereiding compleet is.
- Verrekenen
- Geef je binnen 3 maanden een uitvoeringsopdracht, dan gaat het bedrag van de scan van die factuur af.
Vragen
Vragen over de digitale collega
Wat is een digitale collega precies?
Software met AI, ingericht op jullie bedrijf. Hij werkt met jullie eigen informatie, zoals prijzen, eerdere offertes, klantgegevens en werkwijzen, en bereidt terugkerend werk voor: een antwoord, een offerteopzet, een verslag of een seintje dat iets blijft liggen. Hij doet wat jullie hebben afgesproken, en een mens kijkt het na.
Is dit hetzelfde als ChatGPT of Copilot?
Het werkt met dezelfde soort techniek, maar ChatGPT kent jullie bedrijf niet. Dan leg je elke keer opnieuw uit wie je klanten zijn en wat je rekent. De digitale collega heeft die kennis al en werkt op de plek waar het werk binnenkomt: in de mail, de planning of het offertepakket. Hebben jullie al Microsoft 365 of Copilot, dan kijk ik eerst wat daarmee al kan.
Wordt mijn binnendienst dan overbodig?
Nee. Hij neemt het voorwerk over: zoeken, overtypen en navragen. Wat overblijft is het werk waar je mensen voor nodig hebt, zoals klanten helpen, inschatten en beslissen. In de scan praat ik daarom ook met de collega die het werk nu doet. Die weet het beste waar de tijd in gaat zitten.
Is onze informatie veilig?
Hij werkt alleen met wat jullie hem geven. Welke gegevens hij mag gebruiken, wie wat ziet en waar het wordt bewaard, spreken we vooraf af. Op de kansenkaart uit de scan staat bij elke kans het privacy- en foutrisico, met de controle door een mens die daarbij nodig is.
Moeten we onze programma's vervangen?
Meestal niet. Ik kijk eerst wat jullie al gebruiken en sluit daar waar het kan op aan. Soms is een programma dat er al is beter inrichten genoeg, en dan is dat mijn advies.
Waarom eerst een scan en niet meteen bouwen?
Een collega die niet weet hoe jullie werken, doet het verkeerd, en dan ook nog sneller. In de 2 uur op locatie schrijf ik de regels op die nu in hoofden zitten: wat je altijd navraagt, hoe je rekent en wie wat beslist. Pas dan weet je wat een collega kan overnemen en wat het oplevert.
Wat kost een digitale collega?
Dat hangt af van wat hij moet doen. Daarom begin ik niet met een prijs voor bouwen. De eerste stap is de AI Proces-scan van €795 excl. btw. Daarna weet je welke kans het meeste oplevert en wat uitvoeren ongeveer kost. Volgt er binnen 3 maanden een opdracht, dan gaat de € 795 van die factuur af.
Kijk waar een digitale collega bij jullie het meeste oplevert
Je weet daarna welk werk hij kan voorbereiden, wat dat oplevert en wat de eerste stap is.
AI Proces-scan · €795 excl. btw