Eigen gereedschap · live
Van een Excel-lijst naar een CRM dat zegt wie je vandaag belt
Een CRM voor de bedrijven die we zelf benaderen. De Excel-lijst gaat erin, de mail gaat vanuit het eigen adres de deur uit en elk bedrijf krijgt een eigen pagina. Daarna houdt het CRM bij wie opent, kijkt, terugmailt of om een belletje vraagt. Wie actie nodig heeft, staat bovenaan. Gebouwd met Claude Code, op één dag.
Dit is geen klantcase. We gebruiken het zelf. We zetten het hier neer omdat bijna elk MKB-bedrijf met dezelfde vraag zit: wie moet ik nog terugbellen?
1 dag
van eerste opzet tot live
1 pagina
per bedrijf, met eigen voorbeelden
€0
per maand aan CRM-abonnementen
01 · De uitdaging
Een lijst bedrijven in Excel. En dan?
De situatie
We wilden zelf bedrijven in de Zaanstreek benaderen: installateurs, bouwers, schilders. De lijst stond in Excel, met per bedrijf waarom het interessant is en welke vraag we zouden stellen.
Het knelpunt
Mailen kan vanuit Gmail. Maar bijhouden wie de mail opende, wie terugschreef en wie je over een week moet opvolgen, wordt dan een tweede Excel-lijst die niemand bijhoudt.
Het risico
Iemand vraagt om een belletje en je ziet het pas na drie dagen. Of je mailt een eenmanszaak zonder toestemming, terwijl dat voor ongevraagde mail niet mag.
Het doel
Eén plek waar de lijst, de mail en de reacties samenkomen, en die zelf zegt wat er vandaag moet gebeuren.
02 · Wat er gebouwd is
Vier onderdelen, één lijstje bovenaan
Het draait als onderdeel van onze eigen website, achter een login. Geen los pakket, geen abonnement.
Excel blijft de bron
De lijst gaat erin zoals hij is. Het CRM herkent de kolommen aan hun kopnaam, kiest per bedrijf de branche en maakt er een eigen pagina voor.
Mail die eruitziet als mail
Mails gaan vanuit Joey's eigen adres en zien eruit als een gewone mail, niet als een nieuwsbrief. Antwoorden, afwezigheidsberichten en mails die niet aankomen worden uit de inbox teruggelezen. Alleen gelezen: in Gmail blijft alles ongelezen staan.
Elk bedrijf een eigen pagina
In de mail staat een link naar een pagina voor dat ene bedrijf. Daarop drie plekken waar zij tijd kunnen winnen, gekozen op wat we over ze weten, een aanvraag voor en na, en een rekenvoorbeeld dat ze zelf kunnen invullen. Wie wil praten, klikt op Bel me maar.
Het CRM zegt wat je moet doen
Bovenaan staat Actie nodig: wie terugmailde, wie gebeld wil worden, bij wie het tijd is om op te volgen. Vijf werkdagen na een mail zonder antwoord komt een bedrijf daar vanzelf te staan. Elke werkdag worden de reacties opgehaald, ook als niemand het CRM opent.
Wat je per bedrijf ziet
Bij elk bedrijf staat een tijdlijn van wat er gebeurde. Zo zie je voor een belletje meteen of iemand de pagina bekeek en wat hij aanvinkte. Dan begint het gesprek niet bij nul.
Voorbeeld met een verzonnen bedrijf
- ma 09:12Mail verstuurd
- ma 11:40Mail geopend
- ma 11:41Pagina bekeken
- ma 11:44Vinkte aan wat bij ze speelt
- di 08:05Klikte op Bel me maar
Actie nodig: bellen
03 · Waarom het telt
Waarom is dit relevant voor een MKB-ondernemer?
Omdat bijna elk bedrijf dit probleem heeft, alleen met een andere lijst. Offertes die uitstaan zonder antwoord. Aanvragen waar nog iets aan ontbreekt. Klanten die weer aan de beurt zijn voor onderhoud. Steeds moet iemand bijhouden wat er openstaat en op tijd een seintje geven. Daar is geen groot pakket voor nodig, wel een paar goede regels en één plek waar alles samenkomt.
De les
Het nuttigste scherm van het hele CRM is het lijstje Actie nodig. De rest is er om dat lijstje te vullen.
Geschreven door
Joey Heynens
Oprichter van De AI-Brouwerij
Joey Heynens is oprichter van De AI-Brouwerij. Hij bouwt zelf met AI, onder meer Sherpa Render, een AI-renderplatform voor architecten, CRM's, slimme e-mailprogramma's, calculatiesoftware en systemen die offertes maken uit een bestek. Met de AI Proces-scan komt hij bij MKB-bedrijven langs om uit te zoeken waar het werk vastloopt en wat als eerste beter kan.
Meer over Joey en waar hij aan bouwtStaat er bij jou ook werk open dat niemand bijhoudt?
Met de AI Proces-scan kom ik 2 uur bij je langs voor één proces. Je krijgt een kansenkaart en advies over wat als eerste beter kan, met of zonder AI. €795 excl. btw.