Overvolle inbox
De mailbox staat vol. Welke klant moet er als eerste aan?
Storingen, offerteaanvragen, vragen van vaste klanten en het antwoord waar je drie dagen op wachtte: alles komt op één stapel, op volgorde van binnenkomst. Je binnendienst is uren bezig met uitzoeken wat wat is. Ergens daartussen ligt een mail die echt niet kan wachten.
AI Proces-scan · €795 excl. btw · 2 uur bij jou op locatie
Wat het kost
Bovenaan staat wat het laatst binnenkwam. Wat eerst moet, staat ergens anders.
Een gedeelde mailbox sorteert op tijd. Je team leest van boven naar beneden, of pakt eerst wat snel weg te werken is. Dat voelt productief. Intussen zakt de klant met een kapotte ketel naar beneden, en wacht een aanvraag voor een groot project tot iemand er rustig voor kan gaan zitten.
Het meeste werk zit in uitzoeken. Is dit een vaste klant? Welk adres, welk toestel? Wie had dit de vorige keer? Elke mail begint met zoeken in een ander systeem, en dat doet je binnendienst tientallen keren per dag.
Wat dat kost, zie je niet op één dag. Je ziet het aan de klant die belt om te vragen of zijn mail wel is aangekomen. En aan de offerteaanvraag die pas na een week antwoord krijgt, als die klant al met een ander in gesprek is.
Zo gaat het nu
Maandagochtend bij een installatiebedrijf
07:45
Sandra van de binnendienst opent de gedeelde mailbox. Sinds vrijdagmiddag zijn er 41 berichten bijgekomen.
08:00
Ze begint bovenaan. Een vraag over een factuur, een leverancier die zijn prijzen verhoogt, iemand die wil weten wat een airco kost.
08:40
Halverwege de stapel vraagt een facilitair manager om een nieuwe klimaatinstallatie voor een kantoorpand van drie verdiepingen, met onderhoud erbij. Sandra zet er een vlag op: daar moet Erik naar kijken. Erik staat op een klus in Purmerend.
09:15
Mevrouw Bakker belt. Ze mailde zaterdag al dat de ketel het niet doet. Sandra zoekt de mail op, daarna het toestel in het klantenbestand, en vraagt naar de foutcode op het display.
10:30
De helft van de stapel is weg. De mail met de vlag staat er nog.
Niemand deed hier iets fout. De mailbox gaf alleen geen enkele aanwijzing wat eerst moest.
Hoe het zou kunnen
Dezelfde drie mails, met een voorstel voor de volgorde
Stel dat elke nieuwe mail al gelezen is voordat Sandra binnenkomt. Bij elk bericht staat wat voor soort het is, of de afzender al klant is, wat er nog ontbreekt en wie het oppakt. Bij een storing staat het toestel van de klant erbij. Bij een vraag die vaker langskomt staat een conceptantwoord klaar, dat zij leest, aanpast en zelf verstuurt.
Of dat bij jou kan, hangt af van je mail, je klantgegevens en je software. Soms lossen een paar goede regels in Outlook al het grootste deel op. Dat zoek ik uit voordat iemand iets bouwt of koopt.
- Fam. de Vries09:02
Airco slaapkamer
Goedemorgen, wat kost ongeveer een airco voor onze slaapkamer? Hij is zo'n 14 m².
- Soort
- Offerteaanvraag, particulier
- Klant
- Nieuwe klant
- Ontbreekt
- Adres, foto van de meterkast
- Oppakken
- Verkoop, conceptantwoord klaar
Voorstel3 - R. Hendriks, facilitair manager08:41
Klimaatinstallatie kantoorpand
Wij zoeken een partij voor vervanging van de klimaatinstallatie op drie verdiepingen, inclusief onderhoudscontract. Kunt u langskomen?
- Soort
- Zakelijk project, meerdere installaties
- Klant
- Nieuwe klant
- Ontbreekt
- Gewenste startdatum, plattegronden
- Oppakken
- Erik, vandaag persoonlijk bellen
Voorstel2 - Mevrouw Bakkerza 17:58
Ketel doet het weer niet
Hallo, de ketel geeft weer een storing en we hebben geen warm water. Kan er vandaag nog iemand komen?
- Soort
- Storing, spoed
- Klant
- Vaste klant, onderhoudscontract
- Ontbreekt
- Foutcode op het display
- Oppakken
- Planning, eerste plek vandaag
Voorstel1
De Proces-scan voor je inbox
Ik kijk mee terwijl de mail binnenkomt
Een inbox ziet er van buiten bij elk bedrijf hetzelfde uit. Het verschil zit in wat je mensen ermee doen, en dat zie je alleen als je ernaast zit.
01 · Vooraf
Je houdt een paar dagen bij welke soorten mail er binnenkomen, of je stuurt me tien tot twintig voorbeeldmails waar je de namen uit haalt. Een export van je hele mailbox heb ik niet nodig.
02 · Op locatie
Ik zit een uur naast degene die de mailbox doet, terwijl er echte mail binnenkomt. Ik let op wat er wordt doorgestuurd, wat een vlag krijgt en wat naar later schuift. En op de vragen die steeds terugkomen: is dit een vaste klant, waar staat zijn toestel, wie had dit de vorige keer?
03 · Met jou
We bespreken welke mail voorgaat en waarom. Spoed bij een vaste klant, een groot project, een klacht: die regels staan zelden op papier. Ik schrijf ze op, want zonder die regels kan niemand de inbox anders inrichten, ook geen software.
04 · Daarna
Op de kansenkaart staat per soort mail hoe vaak hij komt (gemeten, of gemarkeerd als onbekend), hoeveel uitzoekwerk hij kost en wat ermee kan. Inclusief wat je met Outlook of je huidige pakket al kunt, zonder iets nieuws aan te schaffen.
Wat je krijgt
Een kansenkaart voor je inbox, in 5 werkdagen
De scan gaat over één kernproces. Hier is dat alles tussen “er komt een mail binnen” en “de klant heeft antwoord”. Raakt dat aan de planning of aan het maken van offertes, dan neem ik die overdracht mee.
- Voorbereiding op basis van een korte intake
- Twee uur samen op locatie, met jou en een medewerker die het werk doet
- Kansenkaart met onderbouwing per kans
- Advies over de drie belangrijkste kansen, met een eerste haalbare stap
- Persoonlijk dashboard met bevindingen, stappen en een besluitenlijst
- Eén belmoment van 30 minuten binnen twee weken na de oplevering
Niet inbegrepen: uitvoering, bouwen of inrichten (apart geoffreerd); software, licenties en abonnementen; een bedrijfsbrede audit van alle processen.
AI Proces-scan
€795 excl. btw
- Op locatie
- 2 uur bij jou op de zaak. Reizen tot 50 km is inbegrepen, verder weg gaat in overleg.
- Oplevering
- Kansenkaart en dashboard binnen 5 werkdagen na het bezoek, als de voorbereiding compleet is.
- Verrekenen
- Geef je binnen 3 maanden een uitvoeringsopdracht, dan gaat het bedrag van de scan van die factuur af.
Je team houdt het laatste woord over elke mail
- Er gaat niets vanzelf naar een klant. Een conceptantwoord blijft een concept tot iemand van je team het leest en verstuurt.
- Een label is een voorstel, met de reden erbij. Klopt het niet, dan zet je medewerker het goed. Bij twijfel gaat de mail naar een aparte bak om na te kijken, in plaats van op een gok ergens tussen te belanden.
- Eerst testen op mail die al afgehandeld is. Dan weet je wat het antwoord had moeten zijn, en zie je hoe vaak het systeem ernaast zit voordat er een klant mee te maken krijgt.
- Je bepaalt welke mail niet mee mag. Personeelszaken, medische gegevens van klanten, alles wat gevoelig is: dat spreken we vooraf af.
Ik bouw slimme e-mailprogramma's en bedrijfsbreinen met een chatbot die de juiste antwoorden geeft.
Kan ik mijn Outlook-mail automatisch laten sorteren?
Gedeeltelijk, en met wat je al hebt. Outlook kan mail met regels in mappen zetten op afzender of onderwerp, en met categorieën kun je zien wie wat oppakt. Dat werkt goed voor mail die altijd hetzelfde is. Voor mail waarbij je de inhoud moet lezen om te weten wat het is, zoals een storing tussen gewone vragen, schieten vaste regels tekort. Daar kan AI helpen, met een mens die het label controleert.
Vragen
Vragen over je inbox
Werkt dit met Outlook en Microsoft 365?
Meestal wel. Outlook met een gedeelde mailbox komt in het MKB veel voor, en daar zit vaak meer in dan er wordt gebruikt: regels, categorieën, gedeelde mappen. In de scan kijk ik eerst wat je met je huidige Microsoft 365 kunt. Pas als dat niet genoeg is, komt er iets bij. Of iets precies werkt zoals je wilt, hangt af van je licentie en je inrichting. Dat stel ik in de scan vast.
Hoe voorkom je dat twee collega's dezelfde mail beantwoorden?
Door elke mail een eigenaar te geven die iedereen kan zien. Dat is eerst een afspraak en daarna pas techniek. In veel gedeelde mailboxen ontbreekt die afspraak: wie een mail opent, weet niet of een collega er al mee bezig is. In de scan kijk ik hoe dat bij jullie gaat en of een label, een map of een simpele toewijzing het al oplost.
Wat als het systeem een mail verkeerd beoordeelt?
Dat gaat soms gebeuren, en daar richt je het op in. Een label is een voorstel dat je medewerker altijd kan aanpassen. Twijfelt het systeem, dan komt de mail in een aparte bak om na te kijken. Voordat het meedraait, test je het op mail van vorige maand, waarvan je al weet wat het had moeten zijn. Zo zie je vooraf hoe vaak het misgaat en bij welke soort mail.
Wie geeft akkoord op een antwoord aan de klant?
Altijd iemand van je eigen team. Een conceptantwoord gaat niet de deur uit zonder dat een medewerker het heeft gelezen. Of dat bij sommige soorten mail ooit losser mag, zoals een ontvangstbevestiging, beslis jij, en pas als het een tijd goed gaat.
Hoe herken je dat een mail van een bestaande klant komt?
Door de afzender te vergelijken met je klantenbestand, in je boekhouding, je planningspakket of een Excel-lijst. Hoe goed dat werkt, hangt af van hoe netjes dat bestand is. Een klant die vanaf een ander adres mailt of zijn buurvrouw laat mailen, valt er al snel buiten. In de scan kijk ik waar je klantgegevens staan en hoe betrouwbaar ze zijn.
Weet ik na de scan zeker dat dit bij ons kan?
Je weet dan wat haalbaar is, met de onderbouwing erbij. Op de kansenkaart staat per kans hoe zeker het is: bevestigd, een vermoeden of nog te testen. Een garantie dat het werkt geef ik niet. Dat blijkt pas bij een test op je eigen mail.
Ontdek waar jouw inbox tijd en kansen kost
Ik zit 2 uur bij je op de zaak, met je binnendienst ernaast. Daarna krijg je een kansenkaart die zegt wat eerst moet, ook als dat antwoord is: richt Outlook beter in.
AI Proces-scan · €795 excl. btw
Speelt er bij jou iets anders?
Eerst breder lezen wat AI in een MKB-bedrijf wel en niet kan? Lees AI-automatisering voor het MKB.