Offertes maken
Elke offerte begint weer bij nul
De aanvraag is onvolledig. De prijzen staan in drie bestanden en voor een deel in het hoofd van de calculator. Dus gaat de offerte pas na een week de deur uit, of ’s avonds laat. En de vergeten post zie je pas als het werk al gedaan is.
AI Proces-scan · €795 excl. btw · 2 uur bij jou op locatie
Wat het kost
Je duurste mensen doen het typwerk
Offertes maakt meestal de eigenaar of de ervaren calculator. Dat zijn ook de mensen die je nodig hebt op de bouw, bij de klant en in de planning. Elk uur dat zij maten overtypen en prijzen opzoeken, gaat van dat werk af.
En dan is er de marge. Een vergeten post, een tarief van vorig jaar of een verkeerde hoeveelheid zie je pas bij de nacalculatie. Een klant die een week op zijn offerte wacht, vraagt intussen ook bij een ander.
Zo gaat het nu
Een dakkapel bij een bouwbedrijf
Voorbeeld met een verzonnen bedrijfMark, via het contactformulier
“Hoi, wij willen een dakkapel op de achterkant van ons huis. Wat kost zoiets ongeveer? Groet, Mark”
Geen adres, geen maten, geen foto’s.
- 1
Iemand mailt terug met vijf vragen. Mark antwoordt na vier dagen, op drie ervan.
- 2
De calculator zoekt een dakkapel van vorig jaar op, kopieert die offerte en past de maten aan. De kozijnprijs haalt hij uit een mail van de leverancier, de uurtarieven uit een Excel-bestand.
- 3
Of er een vergunning nodig is, hoe het zit met de steiger en of de goot mee moet, staat niet in de oude offerte. Dat weet de calculator uit ervaring, als hij eraan denkt.
- 4
Twaalf dagen na de eerste mail gaat de offerte de deur uit. Op zondagavond.
Het vakwerk zit in de keuzes van de calculator. De meeste uren gaan op aan zoeken, overtypen en wachten.
Hoe het zou kunnen
De calculator begint aan een aanvraag die compleet is
In de beste versie staan Marks antwoorden al bij zijn aanvraag voordat iemand gaat rekenen. Er ligt een opzet klaar in jullie eigen offerteformat, met hoeveelheden uit de opgegeven maten en prijzen uit jullie eigen lijst. Bij elk bedrag staat waar het vandaan komt, en wat afwijkt is gemarkeerd. De calculator beoordeelt of het klopt en schat de uitzonderingen in.
Dit staat of valt met je gegevens. Staan de tarieven in vijf bestanden en is de helft verouderd, dan kan geen systeem daar een goede offerte van maken. Dan is de eerste stap één prijslijst die klopt, en ook dat hoort bij het advies.
Van aanvraag tot offerte
Zes stappen, en de laatste blijft altijd mensenwerk
- Aanvraag
- Ontbrekende info
- Controle
- Calculatie
- Conceptofferte
- Menselijke controle
1Aanvraag
NuEen vrije mail van twee zinnen.
MogelijkDe aanvraag wordt uitgesplitst: soort werk, adres, maten, foto's, gewenste periode.
2Ontbrekende info
NuVijf vragen, dagen wachten, het antwoord in een andere mail.
MogelijkEen conceptmail vraagt precies wat ontbreekt. Het antwoord komt bij de aanvraag terecht.
3Controle
NuDe calculator merkt pas tijdens het rekenen dat er iets mist.
MogelijkPas als de aanvraag compleet is, gaat hij door. Met een lijstje van wat opvalt: oud pand, plat dak, vergunning.
4Calculatie
NuPrijzen uit een oude offerte, een Excel-bestand en een mail van de leverancier.
MogelijkPosten en hoeveelheden worden voorgesteld uit jullie eigen prijslijst en eerdere offertes. Alleen zo goed als die prijslijst.
5Conceptofferte
NuOude offerte kopiëren, aanpassen, hopen dat niets is blijven staan.
MogelijkEen opzet in jullie eigen offerteformat, met bij elk bedrag waar het vandaan komt.
6Menselijke controle
De calculator of de eigenaar loopt elke post na, past aan, bepaalt de prijs en verstuurt. Zo gaat het nu, en zo blijft het.
De Proces-scan voor je offertes
Ik kijk mee terwijl er een offerte wordt gemaakt
Hoe jullie rekenen, staat zelden ergens beschreven. Dus vraag ik het niet in een vragenlijst. Ik laat het me voordoen.
01 · Vooraf
Je stuurt drie recente offertes met de aanvraag waar ze bij hoorden: een eenvoudige, een gemiddelde en een lastige. Namen en adressen mag je weghalen.
02 · Op locatie
De calculator maakt er één terwijl ik meekijk. Ik schrijf de ongeschreven regels op: welke posten er altijd in staan, hoe een hoeveelheid wordt geschat, wanneer er een opslag bij komt. Die zitten vaak in het hoofd van één persoon of in een Excel-formule die niemand meer durft aan te raken.
03 · De prijzen
Ik kijk waar de tarieven en inkoopprijzen staan, hoe oud ze zijn en wie ze bijhoudt. Daar hangt alles van af wat er later eventueel automatisch kan.
04 · Daarna
De kansenkaart laat per stap zien hoeveel tijd erin gaat zitten, hoe vaak het misgaat en wat eerst op orde moet. Soms is de kans een goed sjabloon in je offertepakket. Soms is het een opzet die zich vult vanuit je eigen prijslijst.
Wat je krijgt
Weten waar je offerte-uren heen gaan, en wat eerst op orde moet
Het kernproces van deze scan loopt van binnenkomende aanvraag tot verstuurde offerte. Blijven offertes daarna liggen zonder dat iemand nabelt, dan neem ik die opvolging mee als knelpunt dat eraan raakt.
- Voorbereiding op basis van een korte intake
- Twee uur samen op locatie, met jou en een medewerker die het werk doet
- Kansenkaart met onderbouwing per kans
- Advies over de drie belangrijkste kansen, met een eerste haalbare stap
- Persoonlijk dashboard met bevindingen, stappen en een besluitenlijst
- Eén belmoment van 30 minuten binnen twee weken na de oplevering
Niet inbegrepen: uitvoering, bouwen of inrichten (apart geoffreerd); software, licenties en abonnementen; een bedrijfsbrede audit van alle processen.
AI Proces-scan
€795 excl. btw
- Op locatie
- 2 uur bij jou op de zaak. Reizen tot 50 km is inbegrepen, verder weg gaat in overleg.
- Oplevering
- Kansenkaart en dashboard binnen 5 werkdagen na het bezoek, als de voorbereiding compleet is.
- Verrekenen
- Geef je binnen 3 maanden een uitvoeringsopdracht, dan gaat het bedrag van de scan van die factuur af.
Menselijk toezicht
Jij tekent voor de prijs. Dus jij ziet elke post.
- Elk bedrag met een bron
- Elk bedrag komt uit jullie eigen prijslijst of een eerdere offerte, en je ziet waar het vandaan komt.
- Wat niet klopt, blijft open
- Ontbreekt een prijs of wijkt een post af van het gewone patroon, dan wordt hij gemarkeerd en leeg gelaten. Een gat dat opvalt is beter dan een gok die er overtuigend uitziet.
- Een verkeerde hoeveelheid zie je bij de controle
- Schat het systeem iets verkeerd in, dan haalt de calculator het eruit voordat de offerte weggaat. Daarna pas je de rekenregel aan, zodat het de volgende keer klopt.
- Lastige klussen blijven handwerk
- Een monumentaal pand, een aanbesteding, een klant met bijzondere wensen. Daar rekent de calculator zelf, en dat spreken we zo af.
Ik bouw systemen die uit een bestek alleen de posten halen die nodig zijn en er automatisch een offerte van maken. En calculatiesoftware.
Vragen
Vragen over offertes
Welk deel van het offertewerk kan automatisch?
Vooral het voorwerk: een aanvraag uitlezen, navragen wat ontbreekt, hoeveelheden berekenen uit opgegeven maten en een opzet maken in jullie eigen offerte. De beoordeling en de uiteindelijke prijs blijven bij jullie. Hoeveel er bij jou kan, hangt af van hoe vaak dezelfde soort klus terugkomt en hoe goed je prijzen zijn vastgelegd. Dat zoek ik in de scan uit.
Hoe voorkom je dat er verkeerde prijzen in een offerte komen?
Door alleen te werken met jullie eigen, actuele prijslijst, en bij elk bedrag te laten zien waar het vandaan komt. Wat ontbreekt of afwijkt, wordt gemarkeerd en blijft open, zodat de calculator het invult. Staat je prijslijst in vijf bestanden of is hij twee jaar oud, dan is die op orde brengen de eerste stap.
Kunnen we onze bestaande offertes gebruiken?
Ja, die zijn juist waardevol. Eerdere offertes laten zien welke posten bij welk soort klus horen en hoe jullie hoeveelheden inschatten. In de scan bekijk ik er een paar. Oude offertes bevatten wel oude prijzen. Ze zijn dus een bron voor de opbouw, en voor de bedragen gebruik je de actuele lijst.
Wie controleert wat eruit komt?
De calculator of de eigenaar, net als nu. Alleen controleren ze een opzet in plaats van een leeg vel te vullen. Er gaat geen offerte naar een klant zonder dat iemand van jullie elke post heeft gezien.
Kan het omgaan met lastige uitzonderingen?
Deels. Uitzonderingen herkennen en markeren lukt vaak goed: een oud pand, een plat dak, een klant die iets afwijkends vraagt. Inschatten wat dat kost, blijft vakwerk. In de scan schrijven we op welke uitzonderingen vaak voorkomen, en welke zo zeldzaam zijn dat je ze beter altijd met de hand doet.
Waarom €795 excl. btw betalen als er nog niets gebouwd wordt?
Omdat iets bouwen voordat de rekenregels op papier staan, meestal iets oplevert dat net niet klopt. Na de scan weet je welke stappen tijd kosten, wat eerst op orde moet en wat een uitvoering zou vragen. Dat plan is van jou, ook als je het zelf of met een ander uitvoert. Geef je binnen 3 maanden een uitvoeringsopdracht, dan gaat het bedrag van de scan van die factuur af.
Ontdek waar jouw offerteproces tijd verliest
Ik ben 2 uur bij jullie en zie één offerte ontstaan. Daarna weet je welke stappen sneller kunnen en welke bij de vakman horen.
AI Proces-scan · €795 excl. btw
Speelt er bij jou iets anders?
Meer lezen over welk werk je met AI kunt laten voorbereiden en wanneer je er beter niet aan begint? Lees AI-automatisering voor het MKB.