Persoonlijke procesanalyse voor het MKB
Van dagelijks gedoe naar een helder verbeterplan.
Ik kom bij je bedrijf langs en kijk twee uur mee met één werkproces dat elke dag tijd kost, zoals de gedeelde inbox of het maken van offertes. Samen zoeken we uit waar het werk blijft liggen en wat slimmer kan.
Binnen vijf werkdagen na het bezoek heb je een kansenkaart en een persoonlijk dashboard. Dan weet je waar je het beste kunt beginnen, en waar je beter nog even van afblijft.
Waarom eerst een scan
Eerst zien waar het vastloopt. Dan pas iets kopen.
Als het druk is, voelt nieuwe software als de logische stap. Een pakket voor offertes, of een abonnement voor de mailbox. Wie niet precies weet waar het werk blijft hangen, lost daarmee vaak het verkeerde probleem op. Of het pakket wordt half gebruikt, naast de Excel-lijst die toch blijft bestaan.
Meestal zit het knelpunt in een overdracht. Een aanvraag komt binnen bij de een en moet door een ander worden opgepakt. Er ontbreekt een maat of een adres, dus gaat er een mail heen en weer. Ondertussen ziet niemand dat de grote aanvraag van dinsdag nog openstaat. Zoiets zie je pas als je meekijkt terwijl het werk gebeurt.
Daarom kom ik langs, op de plek waar het werk gebeurt. Pas als duidelijk is waar de tijd heen gaat, kijken we wat er beter kan. Soms is dat AI. Soms is het een betere afspraak, of software die je al hebt maar anders inricht.
AI doet het voorwerk. Mensen maken het verschil.
Waar het vaak vastloopt:
Wat je ontvangt
Dit zit erbij voor €795 excl. btw
Wat is de AI Proces-scan?
De AI Proces-scan is een persoonlijk bedrijfsbezoek van twee uur, gericht op één kernproces. Vooraf bereid ik me voor op basis van een korte intake. Op locatie kijken we samen hoe het werk echt loopt, waar het vastloopt en wat slimmer kan. Binnen vijf werkdagen krijg je een kansenkaart, advies over de drie belangrijkste kansen en een persoonlijk dashboard met vervolgstappen. Advies, geen gebouwde automatisering.
- Voorbereiding op basis van een korte intake
- Twee uur samen op locatie, met jou en een medewerker die het werk doet
- Kansenkaart met onderbouwing per kans
- Advies over de drie belangrijkste kansen, met een eerste haalbare stap
- Persoonlijk dashboard met bevindingen, stappen en een besluitenlijst
- Eén belmoment van 30 minuten binnen twee weken na de oplevering
Werkwijze
In vier stappen van knelpunt naar kansenkaart
01
Voorbereiden
Na ons belletje stuur ik je een paar korte vragen. Je beschrijft het proces en deelt waar dat kan een paar voorbeelden, zoals een aanvraag of een offerte met de namen weggelakt. Een export van je hele mailbox heb ik niet nodig.
02
Op locatie
Ik kom twee uur bij je langs. Jij en een medewerker die het werk doet laten zien hoe het echt gaat, met de uitzonderingen erbij en de momenten waarop werk van de een naar de ander gaat. Ik schrijf de regels op die nergens op papier staan.
03
Prioriteren
Na het bezoek zet ik elke kans op de kansenkaart. Per kans kijk ik wat het oplevert, hoe haalbaar het is, wat er mis kan gaan en waar iemand moet blijven meekijken.
04
Overzicht krijgen
Binnen vijf werkdagen staat alles in je persoonlijke dashboard: de bevindingen, de kansenkaart, mijn advies over de drie belangrijkste kansen en een besluitenlijst. Daarna bellen we nog 30 minuten om je vragen door te nemen.
Zo ziet het eruit
Een kans op de kansenkaart, en wat je ermee besluit
Elke kans krijgt dezelfde vaste velden, zodat je kansen eerlijk naast elkaar kunt leggen. Hieronder een voorbeeld met een verzonnen installatiebedrijf. De situatie komt vaak voor, de details zijn bedacht.
Voorbeeld met een verzonnen bedrijf
Kansenkaart · installatiebedrijf met 12 medewerkers (verzonnen)
Kans 1: de gedeelde mailbox wordt afgehandeld op volgorde van binnenkomst
- Het probleem
- Alle aanvragen komen binnen in één mailbox en worden opgepakt in de volgorde waarin ze binnenkwamen. Een grote zakelijke aanvraag kan zo dagen tussen eenvoudige vragen blijven staan.
- Wie er last van heeft
- De binnendienst zoekt klantgegevens op en mailt achter ontbrekende informatie aan. De eigenaar ziet grote aanvragen pas laat.
- Hoe vaak
- Elke dag. Het aantal aanvragen per week is nog niet geteld.
- Wat het kan opleveren
- Minder zoektijd, minder gemiste opvolging en meer aandacht voor de aanvragen die het verdienen.
- Impact
- Hoog
Raakt elke aanvraag, ook de grote opdrachten.
- Uitvoerbaarheid
- Gemiddeld
De mails zijn digitaal, maar klantgegevens staan deels in Excel.
- Zekerheid
- BevestigdHypotheseNader te testen
Gezien tijdens het bezoek, nog niet getest op echte mails.
- Risico's
- Een mail wordt verkeerd ingedeeld of er ontbreekt klantcontext. Ook staan er persoonsgegevens in de mails.
- Menselijke controle
- De binnendienst bekijkt elke indeling en elk concept voordat er iets de deur uitgaat. Een bestaande klant met een storing gaat altijd voor, hoe klein de opdracht ook is.
- Eerste stap
- Vijftig oude aanvragen laten indelen en het resultaat naast het oordeel van de binnendienst leggen. Klopt dat vaak genoeg, dan pas een proef met nieuwe mail.
Jouw Proces-scan
Voorbeeld met een verzonnen bedrijf
Top 3 kansen
1Aanvragen in de gedeelde mailbox
Impact hoog · hypothese
2Werkbonnen twee keer invoeren
Impact midden · bevestigd
3Offerteteksten steeds opnieuw schrijven
Impact midden · nader te testen
Besluitenlijst
- Kans 1 testen met 50 oude aanvragenBeslotenEigenaar
- Kan het boekhoudpakket werkbonnen al inlezen?UitzoekenJoey
- Vaste offerteteksten opschonen, zonder AIZelf oppakkenBinnendienst
- Planning en werkbonnen op één plekLaterEerst kans 1
Afbakening
De scan is advies. Bouwen is een apart besluit.
Tijdens de scan bouw ik niets en richt ik niets in. Je krijgt een onderbouwd advies over wat de moeite waard is. Dat advies kan ook zijn om iets zonder AI te doen, of om software die je al hebt beter in te richten. Dan zeg ik dat gewoon.
Wil je daarna iets laten uitvoeren, dan krijg je daar een aparte offerte voor. De kansenkaart en het plan zijn van jou. Je kunt er ook mee verder met je eigen mensen of met een andere partij.
Niet inbegrepen
- Uitvoering, bouwen of inrichten (apart geoffreerd)
- Software, licenties en abonnementen
- Een bedrijfsbrede audit van alle processen
Praktisch
Wat je vooraf wilt weten
- Op locatie
- Ik kom bij je langs. Reizen tot 50 km is inbegrepen, dat is Amsterdam, de Zaanstreek en omgeving. Ligt je bedrijf daarbuiten, dan spreken we vooraf een reistoeslag af. Online doe ik de scan alleen bij uitzondering, na overleg.
- Omvang
- Eén kernproces, plus hooguit twee knelpunten die eraan raken. Zo blijft er tijd om echt te kijken.
- Levertermijn
- Kansenkaart en dashboard staan binnen vijf werkdagen na het bezoek klaar, als de voorbereidende vragen beantwoord zijn.
- Belmoment achteraf
- Binnen twee weken na de oplevering bellen we 30 minuten. Daarna is een gesprek een nieuwe afspraak.
- Verrekenen
- Geef je binnen drie maanden na de scan een opdracht om iets uit te voeren, dan gaat de prijs van de scan van die factuur af.
- Betalen
- Na je aanvraag bel ik je kort. Past de scan, dan krijg je een bevestiging, met de factuur vóór het bezoek. De prijs is €795 excl. btw.
- Verzetten of afzeggen
- Verzetten kan altijd, tot 24 uur voor het bezoek. Afzeggen kan kosteloos tot 48 uur van tevoren. Zeg je later af, dan betaal je de volledige prijs.
Veelgestelde vragen
Vragen over de Proces-scan
Is de scan geschikt voor mijn bedrijf?
De scan is gemaakt voor MKB-bedrijven met ongeveer 5 tot 25 medewerkers, waar elke dag hetzelfde soort kantoorwerk terugkomt: aanvragen, offertes, planning, klantvragen. Denk aan installatie, onderhoud of technische dienstverlening. Twijfel je, dan zoeken we dat uit in het eerste belletje.
Moet ik al weten wat AI kan?
Nee. Je neemt je eigen werk mee: wat er binnenkomt, wie het oppakt en waar het blijft liggen. Welke rol AI daarin kan spelen, zoek ik uit.
Is het twee uur in totaal?
Nee. De twee uur is de tijd die we samen op locatie zijn. De voorbereiding en de uitwerking van de kansenkaart en het dashboard doe ik daarbuiten.
Wat is een persoonlijk dashboard?
Een overzicht van jouw scan op één plek: de bevindingen, de kansenkaart, de stappen en een besluitenlijst die ik bijhoud. Het is niet gekoppeld aan je eigen systemen en leest geen gegevens uit je bedrijf.
Wordt er ook iets gebouwd?
Nee. De scan is advies. Wil je daarna iets laten bouwen of inrichten, dan is dat een apart besluit met een eigen offerte. Volgt die opdracht binnen drie maanden, dan gaat de prijs van de scan van die factuur af.
We hebben al Microsoft 365. Heeft dit dan zin?
Ja. Veel bedrijven gebruiken maar een deel van de software die ze al hebben. Soms is het advies juist om Outlook of Teams anders in te richten. Ook dat hoort bij de scan.
Waarom €795 excl. btw als er niets gebouwd wordt?
Je betaalt voor een helder beeld voordat je geld uitgeeft aan software of maatwerk. Daarvoor krijg je de voorbereiding, het bezoek, de uitwerking, een kansenkaart en een dashboard met een plan dat je ook zonder mij kunt uitvoeren.
Hoe zit het met vertrouwelijke informatie?
Voor de scan bespreken we welke voorbeelden je veilig kunt delen. Ik werk alleen met gegevens die nodig zijn en vraag geen export van je mailbox of klantenbestand. Namen en adressen in voorbeelden mag je weglakken.
Wat gebeurt er na de scan?
Je hebt een kansenkaart en een plan waarmee je zelf verder kunt, met je eigen mensen of met een andere partij. Binnen twee weken na de oplevering bellen we nog 30 minuten. Wil je dat ik help met de uitvoering, dan maak ik daar een aparte offerte voor.
Kom je op locatie?
Ja. Ik kom bij je langs, want het werk zie je het best op de plek waar het gebeurt. Reizen tot 50 km is inbegrepen. Daarbuiten spreken we vooraf een reistoeslag af. Online alleen als uitzondering, na overleg.
Aanvragen
Vraag je Proces-scan aan
AI Proces-scan · €795 excl. btw
- 1Je vult het formulier in. Dat kost een paar minuten.
- 2Ik bel je binnen twee werkdagen om te kijken of de scan bij jullie past.
- 3Past het, dan krijg je een bevestiging met factuur en plannen we het bezoek.
Liever eerst even bellen? Dat kan op +31 6 23510710.
Een andere vraag stellen